Çağımızda birçok yeni iletişim ve haberleşme aracının geliştirildiğine şahitlik ediyoruz. Teknolojik gelişmelerle birlikte belgelerin düzenlenmesi, hazırlanması ve gönderilmesi aşamaları da bir hayli değişmekte. Bu durum, kişi ve kurumlar arası belge iletişimlerinin elektronik ortamlara taşınmasını da sağladı.
Peki e-Belge nedir ve hangi belgeler e-Belge kapsamında değerlendirilir? Elektronik belgelerin özellikleri nelerdir? Detaylar için okumaya devam edin!
İçindekiler
e-Belge Nedir?
Elektronik ortamda hazırlanarak kolayca depolanabilen ve aktarılabilen belgeye e-Belge denir. e-Belgeler, irsaliye, fatura, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu, defter gibi belgelerin dijital halleridir.
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), e-Belge işlemlerinin dijital ortamda yapılabilmesi ve belgelerin ibrazının sağlanabilmesi için GİB e-Belge Portalı olarak adlandırılan bir sistem geliştirdi.
e-Belge Ne İşe Yarar?
Günümüzde e-Belge kullanımı giderek yaygınlaşıyor ve işletmeler için önemli bir rekabet avantajı haline geliyor. Bunun en önemli sebeplerinden biri, e-Belge’lerin iş süreçlerini hızlandırması ve verimliliği artırmasıdır.
Kağıt belgelerin fiziksel olarak taşınması ve işlenmesi zaman alıcı olabilirken, e-Belgeler dijital olarak hızlı bir şekilde oluşturulabilir, paylaşılabilir ve işlenebilir. Bu da işletmelerin daha hızlı ve daha verimli çalışmasına olanak tanır. Örneğin, bir e-Belge ile bir sözleşme hızlıca oluşturulabilir, imzalanabilir ve paylaşılabilir, böylece işlemler daha hızlı tamamlanabilir.
Ayrıca e-Belge’ler, belge güvenliği ve bütünlüğünü sağlar. Dijital belgeler, kriptografi ve dijital imzalar gibi güvenlik önlemleriyle korunabilir. Bu, belgelerin yetkisiz erişime karşı korunmasını ve değiştirilmediğini garanti altına alır. Ek olarak, e-Belge sistemleri genellikle bir izleme ve denetleme mekanizması içerir, bu da belgelerin kimin tarafından oluşturulduğunu, değiştirildiğini ve erişildiğini izlemeyi sağlar.
e-Belge Çeşitleri Nelerdir?
e-Belge çeşitleri; belgenin içeriği, amacı ve kullanım alanına göre değişiklik gösterebilir. Yaygın olarak kullanılan bazı e-Belge çeşitleri şöyle:
- e-Fatura: e-Fatura veya elektronik fatura, kağıt faturaların dijital ortama aktarılmış hali olarak tanımlanabilir. e-Fatura, vergi mevzuatına uygun olarak oluşturulan ve elektronik ortamda alıcıya iletilen bir belgedir.
- e-Arşiv Fatura: e-Fatura mükellefi olmayan mükelleflere yapılan satışlarda kullanılan bir tür e-Fatura uygulamasıdır.
- e-İrsaliye: İrsaliye kesimi ve ibrazının elektronik ortamda gerçekleştirildiği uygulamadır.
- e-Serbest Meslek Makbuzu(E-SMM): Serbest meslek mensubu kişilerin düzenlemesi gereken serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda düzenlenip ibraz edilmesini sağlar.
- e-Müstahsil Makbuzu: Çiftçilerin düzenlemekle yükümlü olduğu müstahsil makbuzunun elektronik ortamda düzenlenip ibraz edilmesini sağlar.
- e-Gider Pusulası: Vergi mükellefi olan kişilerin vergi mükellefi olmayan kişilerden satın aldıkları mal ve hizmetleri belgelendirmek amacı ile hazırladıkları gider pusulasının elektronik ortamda düzenlenip ibraz edilmesini sağlar.
- e-Defter: Yevmiye defteri ve defter-i kebir gibi tutulmakla mükellef olunan defterlerin, elektronik ortamda tutulmasını ve defter beratlarının başkanlık sistemine ibrazını sağlar.
- e-Bilet: Yolcu ile taşıma hizmetini sağlayan şirket arasında kullanılan kağıt biletin elektronik versiyonudur.
e-Belge Nerede Kullanılır?
e-Belge, birçok farklı sektör ve iş alanında kullanılır. Buradaki ayırıcı nokta, e-Belge türü ve belgenin hangi amaçla kullanılacağıdır.
Örneğin e-Fatura, ticari işletmeler arasındaki fatura işlemlerinde yaygın olarak kullanılır. e-İrsaliye ise mal taşıma ve lojistik işlemlerinde sıklıkla karşımıza çıkar. İşletmelerde finansal süreçlerin yönetimi ve raporlaması amacıyla kullanılan e-Defter ve e-Bordro gibi elektronik belgeler, muhasebe süreçlerini hızlandıran önemli kolaylaştırıcılardır.
Bununla birlikte devlet daireleri, belediyeler, sağlık kurumları gibi kamu kurumları da e-Belge’yi kullanarak idari işlemlerini dijital ortamda yürütür. Örneğin, e-Belge ile vergi beyannameleri, dilekçeler, resmi yazışmalar elektronik olarak oluşturulur ve iletilir.
e-Belge mükellefleri kimlerdir?
e-Belge mükellefleri; e-Fatura, e-Arşiv, e-SMM ve e-İrsaliye kesmek zorunda olan kişi ve kurumlardır. e-Belge mükelleflerinin sayısı ve kapsamı, her sene GİB e-Belge düzenlemeleriyle genişletiliyor.
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Uygulamalarına Geçme Zorunluluğu Olan Mükellefler
e-Belge fatura düzenleme zorunluluğu bulunan mükellefler, 2023 yılı itibarıyla şu şekilde:
- Brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 2022 ve müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler,
- Gerek kendi internet siteleri gerekse de platformlar üzerinden e-Ticaret faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
- Gayrimenkul inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
- Motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
- İnternet ortamında ilan yayınlayanlar ile internet reklamcılığı hizmet aracılarının 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar.
e-Arşiv Fatura mükellefleri için dikkat edilmesi gereken birkaç nokta daha bulunuyor: - Tek bir gün içinde vergiye tabi olmayan kişilere 30 bin TL ve üzerinde fatura düzenleyen mükellefler, e-Arşiv Fatura zorunluluğuna tabidir.
- Tek bir gün içerisinde vergiye tabi kişilere vergi dahil 4400 bin TL üzerinde fatura düzenleyenler, e-Arşiv Fatura’ya geçmelidir.
- Vergi mükellefi olmayan alıcılara (son tüketici-vatandaşlara) kesilecek fatura tutarı aynı gün içinde 5000 TL üzerindeyse, e-Arşiv Fatura kesilmesi gerekir.
e-İrsaliye Uygulamasına Geçme Zorunluluğu Olan Mükellefler
2022’nin sonunda yapılan GİB e-Belge düzenlemesine göre, 2022 ve müteakip hesap dönemlerine ait brüt satış hasılatı 10 milyon TL olan tüm mükellefler e-İrsaliyeye geçmek zorunda. Bu zorunluluk kapsamına giren mükelleflerin, 1 Temmuz 2023 tarihine kadar e-İrsaliye’ye geçmesi gerekiyor.
e-Belge Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
e-Belge düzenleme zorunluluğu bulunan mükellefler için dikkat edilmesi gereken bazı noktalar şöyle:
- İmza ve Onay: e-Belgelerin geçerli olabilmesi için gerekli imza ve onay süreçlerinin tamamlanması gerekir. Bu durumda bir e-İmza’ya ve dolayısıyla bir e-İmza sertifikasına ihtiyacınız olup olmadığını kontrol etmelisiniz.
- Geçiş Tarihleri: Her yıl GİB tarafından yapılan düzenlemelerle e-Belge mükelleflerinin kapsamı artıyor. Bu da bazı mükelleflerin geçiş zorunluluğu bulunan yıl içerisinde, GİB tarafından belirlenen geçiş tarihlerine dikkat etmesi gerektiği anlamına geliyor.
- Uyumluluk: e-Belge’lerin belirlenen standartlara ve yasal gerekliliklere uygun olması önemlidir. Elektronik imza ve elektronik belge düzenlemesiyle ilgili mevzuatı gözden geçirebilirsiniz.
- Arşivleme: Elektronik belgelerin düzenli bir şekilde arşivlenmesi önemlidir. Bu belgelerle ilgili yasal olarak belirlenmiş arşivleme süreleri bulunur ve bu sürelere uygun olarak arşivleme yapmak zorunludur.
Elektronik belge özellikleri nelerdir?
e-Belge özellikleri arasında öne çıkanlar şöyle:
- Elektronik belgeler, dijital formatlarda oluşturulan ve saklanan belgelerdir. Genellikle PDF, DOC, XLS, TXT gibi yaygın dosya formatlarında kullanılır.
- Elektronik belgelerde imzalama işlemi, elektronik imza kullanılarak gerçekleştirilir.
- Elektronik belgelerde veri bütünlüğü sağlanır. Yani belge oluşturulduktan sonra yapılan herhangi bir değişiklik tespit edilebilir ve belgenin orijinal haline dair bilgiler korunur.
- e-Belge’ler, dijital ortamda kolaylıkla paylaşılabilir. E-posta, bulut depolama hizmetleri veya dosya paylaşım platformları aracılığıyla belgelerin hızlı ve güvenli bir şekilde paylaşılması mümkündür.
- e-Belge’lerde erişim kontrolleri uygulanabilir. Belirli kullanıcılar veya kullanıcı grupları, belgeleri görüntülemek, düzenlemek veya paylaşmak gibi izinlere sahip olabilir.
E-Belge uygulamaları nelerdir?
e-Belge uygulamaları, elektronik belgelerin oluşturulması, imzalanması, gönderilmesi ve saklanması için kullanılan yazılımları veya platformları ifade eder. Bunlardan bazıları e-Devlet, e-İmza sertifikası sağlayan uygulamalar, depolama alanı sunan hizmet sağlayıcılar, kelime işlemciler; e-Fatura ve e-Arşiv Fatura yönetimi hizmeti sunan platformlardır.
e-Belge nasıl hazırlanır?
e-Belge hazırlama süreci; belge türünü belirleme, gerekli bilgileri toplama, uygun yazılımı kullanma, belgeyi oluşturma, kimlik doğrulama, iletim ve saklama gibi adımları içerir. Bu süreç, belgeyi dijital ortamda oluşturmanız, güvence altına almanız ve iletip saklamanızı sağlar.
Elektronik belge olarak düzenlenen belgeler nelerdir?
e-Belge sisteminin pek çok farklı uygulaması bulunur. e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-İhracat, e-Serbest Meslek Makbuzu, e-Defter, e-Müstahsil Makbuzu ve e-Gider Makbuzu sadece bazı örneklerdir.
