4857 sayılı İş Kanununun İşçi Özlük Dosyası ile ilgili maddesi aşağıya alınmıştır:
“İşçi özlük dosyası ;
Madde 75. – İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”
İdari Para Cezası
Madde 104 – 4857 sayılı İş Kanununun 63 üncü maddesinde ve bu maddede belirtilen yönetmelikte belirlenen çalışma sürelerine aykırı olarak işçilerini çalıştıran veya 68 inci maddesindeki ara dinlenmelerini bu maddeye göre uygulamayan veya işçileri 69 uncu maddesine aykırı olarak geceleri yedibuçuk saatten fazla çalıştıran; gece ve gündüz postalarını değiştirmeyen, 71 inci maddesi hükmüne ve bu maddenin son fıkrasında anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden, 72 nci maddesi hükümlerine aykırı olarak bu maddede belirtilen yerlerde onsekiz yaşını doldurmamış erkek çocukları ve gençleri ve her yaştaki kadınları çalıştıran, 73 üncü maddesine aykırı olarak çocuk ve genç işçileri gece çalıştıran veya aynı maddede anılan yönetmelik hükümlerine aykırı hareket eden 74 üncü maddesindeki hükme aykırı olarak doğumdan önceki ve sonraki sürelerde gebe veya doğum yapmış kadınları çalıştıran veya ücretsiz izin vermeyen, 75 inci maddesindeki işçi özlük dosyalarını düzenlemeyen, 76 ncı maddesinde belirtilen yönetmelik hükümlerine uymayan işveren veya işveren vekiline (2021 Yılı İçin) üçbinaltmışdört.TL (3.064.00 TL) Türk Lirası idari para cezası verilir.
Söz konusu kanun metni incelendiğinde işverenlerin çalıştırdıkları tüm işçiler için işyerinde işçi özlük dosyası oluşturması gerekmektedir. Bu özlük dosyasında; tüm belge ve bilgiler üçüncü şahıslardan saklı kalmak kaydıyla:
İşçi Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar
– İşe başvuru formu veya dilekçesi
– İşçi kimlik bilgileri, nüfus cüzdanı sureti veya fotokopisi
– İkametgâh İlmühaberi,
– Adli sicil kaydı,
– Mezun olduğu okul diploma fotokopisi
– İŞKUR Kaydı
– Uzmanlık gerektiren işlere ait sertifika fotokopisi (Ustalık Belgesi, vb.)
– İhtisas gerektiren işler için Bonservis
– Referans mektupları ve öz geçmiş bilgileri – CV’ si
– İş sözleşmesi, (Belirli, Belirsiz, Kısmı Süreli vb.)
– SGK Giriş ve Çıkış Bildirgesi
– Sağlık raporu,
– Rahatsızlıklardan dolayı yıl içinde alınan raporlar,
– Ücretli/ücretsiz izinlere ait dilekçeler ve/veya izin kartları, izin defteri ilgili sayfa fotokopisi
– Bazı işkolları için, periyodik olarak sağlık muayenelerinden geçirildiklerine dair rapor,
– Engelli işçi ise Engelli Raporu aslı veya fotokopisi,
– Engelli Gelir Vergisi indiriminden yararlanabilmesi için ilgili Vergi Dairesinden indirim uygulanacağına dair yazı
– Engelli işçi için İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
– Eski hükümlü ise İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
– Terör mağduru ise İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
– Ödenen ücretlere ait hesap pusulalarının bir sureti,
– Herhangi bir kanuni sebeple ücret kesme cezası uygulanırsa, kesintilerin sebebinin bildirildiği yazı. Ücret kesme cezasının yatırıldığı banka dekontu,
– İşverenlikçe çeşitli sebeplerle verilen uyarı yazıları,
– Fazla çalışma ve genel tatiller için işçinin onayının alındığı yazı,
– Fazla çalışmaları Gösteren Liste (Hangi ayda kaç saat fazla mesai yapıldığı)
– Varsa Kısa çalışma onay yazısı,
– Çalışma Belgesinin bir sureti (İşten Ayrılan İşçiler İçin)
– İbraname (İşten Ayrılan İşçiler İçin)
– İşçi işten kendi isteği ile ayrıldı ise istifa dilekçesi
– Ağır ve Tehlikeli İşlerde çalıştırılan personeller için: İşçilerin adı, soyadı ve T.C. kimlik numaraları, doğum yeri ve tarihlerini belirten liste
– Telafi çalışması yapılıyorsa buna ilişkin liste
– İş Sağlığı ve Güvenliği Çalışma Belgesi (Mesleki Yeterlilik Belgesi)
– İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda ve karşı karşıya bulundukları mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı.
– İş sağlığı ve güvenliği araç ve gereçlerin verildiğini gösteren, araç ve gereçlerin listesi
– Hizmet Belgesi (Borçlar Kanunu Gereğince)
– AGİ Aile Durum Bildirimi
– İşçiye zimmetlenen demirbaşlar varsa, demirbaşlara ait tutanak.
– Elle Taşıma Yönetmeliği Gereğince İşçiye Eğitim Verildiğine Dair Belge
– İşçi Alacak Belgesi (Ücret Garanti Fonu Yönetmeliği)
– Zorunlu BES Kesinti Belgesi
– Zorunlu BES Ara Verme Dilekçesi
– Zorunlu BES Ayrılma (Cayma) Dilekçesi
– Varsa İkale Sözleşmesi
– Genç ve Çocuk İşçi Çalıştırılıyorsa Veli Muvafakatnamesi
– Geçici iş ilişkisi ile devredilecek işçiden devir sırasında alınmış olan yazılı rıza
– İşyerinde Gece Çalışması Varsa Gece Çalışma Çizelgesi
– Serbest Zaman Kullanılması İle İlgili Talep Dilekçesi
– 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Gereğince işçiden özel bilgileri için izin yazısı
– Kısa Çalışma Ödeneği Sonuç Bildirim Yazısı
– COVID-19 Aşı Kartı
– COVID-19 PCR Test Sonuçları
– İşin gereklerine göre bulunması gereken diğer evraklar,
bulunmalıdır.
