Puantaj ve Puantaj Cetveli Nedir?

Puantaj Nedir?

Organizasyonlarda, personel yönetimi ve maliyet hesaplamaları açısından önemli bir rol oynayan puantaj, çalışma sürelerinin saat ya da gün bazında kayıt altında tutulması, raporlanması ve hak edişlerin hesaplanması için kullanılan bir sistemdir. Puantaj, genellikle günlük çalışma saatleri hesaplanarak tutulur ve ödeme zamanı geldiğinde tutulan bu veriler bordro hesaplamak için kullanılır. Çalışan, aylık çalışma karşılığı alacağı ödemeyi puantaj kaydında tutulan verilere göre elde eder. Puantaj, işletmenin büyüklüğü ya da çalışma sistemi fark etmeksizin maaşların doğru hesaplanması ve ödemelerin eksiksiz yapılabilmesi için oldukça önemlidir.

Günlük Puantaj ve Aylık Puantaj Nedir?

Günlük puantaj ve aylık puantaj kayıtları, çalışana yapılacak ödeme hesaplamalarından dolayı birbirinden farklılık göstermektedir. İşveren ile çalışan arasında yapılmış olan standart bir iş sözleşmesinde çalışan, maaşını sözleşmede belirtilen ödeme gününde ve yine sözleşmede belirtilen miktarda alır. Standart bir sözleşme ile kurulmuş iş ilişkisinde izin kullanılan günler önemsizken puantaj usulü çalışma sisteminde tutulan puantaj cetveline göre her çalışma günü için ayrı hesaplama yapılır ve çalışanın ödeme zamanında alacağı ücret değişiklik gösterebilir. Sonuç olarak, günlük puantaj usulü çalışma sisteminde çalışan sabit bir ücret almaz. Ödeme dönemi geldiğinde puantaj cetvelinde yer alan çalışma günlerine göre ücret hesaplanır ve çalışana ödemesi yapılır.

Puantaj Cetveli Nedir?

Puantaj cetveli; çalışanların raporlu gün sayısı, kullanılan yıllık izin sayısı, fazla mesai saatleri, idari ya da özel izinler ile işe giriş çıkış saatlerinin detaylı olarak raporlandığı ve bu raporlama sonucunda çalışanın çalışma sürelerinin hatasız ve eksiksiz hesaplanmasını sağlayan bir sistemdir. Puantaj cetveli aynı zamanda verimlilik analizi yapılmasına da olanak tanır.

Puantaj Takibi Nasıl Yapılır?

Puantaj takibini sağlamanın farklı yolları bulunmaktadır. Organizasyonun büyüklüğü ve hangi sektörde olduğu puantaj takibinin nasıl yapılabileceği ile ilgili öngörü sağlayabilir. Puantaj takibi aşağıdaki yöntemlerle gerçekleştirilebilir:

1. Küçük ölçekli bir şahıs şirketi veya personel sayısı az olan işletmelerde, bir puantör tarafından puantaj defteri ile manuel olarak puantaj cetveli oluşturulabilir. Günlük, haftalık ya da aylık tutulan puantaj cetveli ile istihdam edilen çalışanların giriş ve çıkış saatleri puantaj defterine eksiksiz kaydedilerek ödeme günü geldiğinde doğru ve hatasız ödeme yapılması sağlanır.
2. Küçük veya orta ölçekli işletmelerde, puantaj cetveli Excel gibi dijital tablolar aracılığıyla oluşturulabilir. Oluşturulan bu tablolarda aylık olarak güncelleme yapılarak puantaj takibi sağlanır.
3. Büyük ölçekli ve çalışan sayısı fazla olan kurumsal işletmelerde, manuel giriş sağlamak oldukça fazla zaman alacağından ve hataya açık olduğundan; üstün teknoloji ürünü bordro yazılımı veya Personel Devam Kontrol Sistemleri (PDKS) kullanılarak puantaj takibi online sistemler ile otomatik olarak gerçekleştirilir.

Geleneksel yöntemlerle yapılan puantaj takibi imza yöntemi ile yapılmaktadır. El yazısı ile imzalanan ve kâğıtta tutulan bu raporlar puantör tarafından kayıt altında tutulur. Puantaj takibi için kullanılan bir diğer geleneksel yöntem ise kart basma sistemidir. Çalışanın işe giriş ve çıkış saatlerini kayıt altına alan bu veriler Personel Devam Kontrol Sistemleri’nin (PDKS) geliştirilmesi ile otomatik olarak hesaplanmaya başlanmıştır. Geleneksel yöntemde kullanılan puantaj cetveline alternatif olarak kullanılan puantaj takip sistemlerinin bazıları aşağıdadır:

• El okuyucuları (avuç içinden damar izi okuyucu)
• Parmak okuyucular (parmak izi okuyucu)
• Biyometrik okuyucular
• Yüz tanıma sistemleri
• Manyetik çipli kimlik ya da iş yeri giriş çıkış kartları

Yukarıdaki bahsedilen takip sistemlerine otomatik olarak kaydedilen işe giriş ve çıkış saatleri personel devam kontrol sistemi yazılımına aktarılır ve ay sonunda hak edişlerin doğru hesaplanmasına olanak tanır. Ancak el okuyucular, parmak okuyucular, biyometrik okuyucular ve yüz tanıma sistemleri, KVKK mevzuatına uygun olmamakla birlikte sadece özel bazı şartların varlığı hâlinde puantaj kaydı tutma noktasında mevzuata uygun hâlde kullanılmaları mümkündür.

Puantaj Cetvelinde Olması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Puantaj cetveli sektörler arasında bazı değişkenlikler gösterse de bir puantaj cetvelinde olması gereken bilgiler şu şekildedir:

• Çalışanın adı ve soyadı
• İş yerine ait sicil numarası (Eğer mevcutsa)
• Çalıştığı departmana ait bilgiler
• İşe giriş-çıkış ve mesai saatleri
• Fazla mesai saatleri
• Eksik mesai saatleri
• Eksik günler ve eksik günlerin sebepleri

Personel Devam Kontrol Sistemleri (PDKS) ile Bordro Programlarının Entegrasyonu

Günümüz iş dünyasında, personel yönetimi ve bordro işlemleri oldukça önemli ve karmaşık bir süreçtir. İşletmeler, personel devam kontrol sistemleri kullanarak çalışanların devam-durumları ve çalışma saatlerini izleyebilirler. Bu sistemler sayesinde işletmeler, personel kaynaklarını daha verimli bir şekilde yönetebilir, ödemeleri doğru hesaplayabilir ve bordro süreçlerini hatasız yürütebilirler.

Personel Devam Kontrol Sistemleri (PDKS) ve Puantaj Kayıtları

Personel devam kontrol sistemleri, işletmelerin çalışanların işe geliş-gidiş saatlerini, izinleri, hastalık raporlarını ve diğer devamsızlık durumlarını takip etmelerini sağlayan elektronik tabanlı sistemlerdir. Geleneksel kâğıt tabanlı puantaj defterlerine göre daha hızlı, güvenilir ve kolay kullanılabilen bu sistemler sayesinde personel yönetimi daha verimli bir şekilde gerçekleştirilebilir. Çalışanlar, genellikle parmak izi tarama, çipli giriş kartları ya da yüz tanıma gibi yöntemlerle sisteme giriş yaparlar ve bu şekilde devam durumları sisteme kaydedilir.

Personel Devam Kontrol Sistemlerinin Sağladığı Avantajlar

• Manuel hataların önlenmesi: Otomatik kayıtlar sayesinde yanlış girilen verilerin önüne geçilir.
• Zaman tasarrufu: Geleneksel puantaj kayıtlarının tutulmasına göre daha hızlı ve kolaydır.
• Devamsızlık yönetimi: İzin ve hastalık gibi devamsızlık durumlarının takibi daha düzenli yapılabilir.
• Raporlama imkânı: İşletmeler, istedikleri zaman dilimlerine göre raporlar oluşturabilir ve analiz edebilirler.

Sonuç

Sonuç olarak, personel devam kontrol sistemleri ve bordro programlarının entegrasyonu, işletmeler için verimlilik ve doğruluk açısından büyük avantajlar sunar. Bu entegrasyon sayesinde personel yönetimi ve bordro süreçleri daha düzenli ve hatasız bir şekilde yürütülebilir. Bu nedenle, işletmelerin modern teknolojiyi kullanarak iş süreçlerini entegre sistemler ile yürütmeleri, başarılı ve etkili bir personel yönetimi sağlamaları açısından önemlidir.