Detaylı Rehber: Stok Sayımı ve Yönetiminde Başarıya Giden Yol

Stok sayımı, işletmelerin mal varlığını tespit ederek maliyet yönetimini ve vergisel uyumluluğu sağlamak için kritik bir süreçtir. Ancak birçok işletme, stok sayımında ortaya çıkan farklar nedeniyle zorluklar yaşar. Bu rehberde, stok sayımının tüm aşamalarını detaylı şekilde ele alıyor ve karşılaşılabilecek sorunlara çözüm yolları sunuyoruz.

Ticari kazançların tespitinde, dönemsellik ilkesi ve tahakkuk esası caridir. Bu prensiplerin doğal sonucu olarak yıl sonu emtia mevcutlarının sayım yoluyla tespit edilmesi ve sayım sonucu bulunan stok emtia değerinin bilançoda
gösterilmesi gerekmektedir.

Hammadde, yarı mamul ve mamullerin (emtianın) envanterinin çıkarılması, bunların değerlenmesi ve defterlere kaydı ile ilgili hükümler, Vergi Usul Kanunu’nun 185, 186, 188, 190, 191, 195 ve 196 ncı maddelerinde yer almaktadır.

VUK nun 186 ncı maddesinde şöyle denilmiştir :
“Envanter Çıkarmak :
Madde 186- Envanter çıkarmak, bilanço günündeki mevcutları, alacakları ve borçları saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle kesin bir şekilde ve müfredatlı olarak tesbit etmektir. Şu kadar ki, ticari teamüle göre tartılması, sayılması ve ölçülmesi mutad olmayan malların değerleri tahminen tesbit olunur…..”

Görüldüğü gibi stok sayımı emtianın fiziki durumunun tespit edilmesidir.
SAYIMDA TESPİT OLUNAN FİZİKi EMTİA MEVCUDUNUN ve BU EMTİAYA AİT KAYITLARIN BİRBİRİNE UYMASI, BİR UYUMSUZLUK VAR İSE, BU UYMAZLIĞA İLİŞKİN VERGİSEL ÖDEVLERİN YERİNE GETİRİLMESİ GEREKİR.
Kayıtlara göre stokta bulunması gereken emtia miktarı (kaydi envanter) ile sayım sonucu fiziken var olduğu tespit edilen emtia miktarının (fiili envanterin) eşit olmaması halinde ne yapılmalıdır?

---

1. Stok Sayımının Önemi

Stok sayımı, sadece fiziksel mal varlığını belirlemekle kalmaz, aynı zamanda:

• Ticari Kar Hesaplamaları: Stok durumuna göre kar ve zarar analizleri yapılır.
• Vergisel Uyum: Stok miktarları, vergi matrahını doğrudan etkiler. Yanlış veya eksik sayımlar, vergi cezalarına yol açabilir.
• Kayıt Doğruluğu: Stok sayımı, kaydi ve fiili envanter arasındaki tutarlılığı sağlar.

---

2. Stok Sayımında Hangi Zamanlar Kritik?

Stok sayımı takvim yılının veya özel hesap döneminin sonu itibariyle yapılır.

Mevzuatımıza göre;

• Geçici vergi dönemi sonları itibariyle stok sayımı yapılması mecburiyeti yoktur. (GVK’nun Mükerrer 120 nci maddesi)
• Büyük mağazalar ve eczaneler emtia mevcutlarının envanterini (stok sayımını) 3 yılda bir yapabilirler. (VUK’nun 190 ıncı maddesi)
• Büyük sınai işletmeler Hazine ve Maliye Bakanlığı’ndan izin almak suretiyle stok sayımlarını 2 veya 3 yılda bir yapabilirler. (VUK’nun 190 ıncı maddesi)
  Ancak stok sayımının 2 veya 3 yılda bir yapılması, bu konudaki hataların ilgili yılında değil, izleyen yıllarda ortaya çıkmasına, hatanın düzeltilmesinden doğan gider haklarının geçmiş yıl gideri haline dönüşmesine veya hasılat eksikliği iddiasına yol açabileceği unutulmamalıdır.
  Bazı mükellefler depo denetimi ihtiyacı ile daha kısa aralıklarla stok sayımı yapabilmektedirler. Özel amaçla yapılan bu sayımların sonuçları yukarıdaki süre sonlarına denk gelmediği sürece yevmiye kaydı gerektirmez, vergilendirmeyi etkilemez.

---

3. Stok Sayımında Farkların Nedenleri

Stok sayımlarında kaydi envanter ile fiili envanter arasında fark çıkması sık rastlanan bir durumdur. İşte bu farkların başlıca nedenleri:

1. Ölçüm ve Kayıt Hataları:
   • Yanlış tartma, sayma veya kaydetme işlemleri.
   • Eski yıllardan gelen hataların taşınması.
2. Fire ve Zayiat:
   • Ürünlerde doğal kayıplar (bozulma, kırılma, çatlama vb.).
   • Ticaret odalarının belirlediği fire oranlarının üstündeki kayıplar, kayda geçirilmeli ve gider yazılmalıdır.
3. Kayıtsız Hareketler:
   • Faturasız alım veya satışlar.
   • Çalınan ya da kaybolan mallar.
4. İşletme Süreçlerinden Kaynaklanan Sorunlar:
   • Depolar arasında yanlış transfer.
   • Emanet malların stoklara dahil edilmesi.

Stok sayım farkı ortaya çıkmasına yol açan bazı sebepleri şöyle sıralayabiliriz:

• Dönem başı kaydi veya fiili stok doğru olmayabilir. (Fark önceki yıllardan kaynaklanmaktadır.)
• Sayım ve ölçüm işlemi yanlış yapılmış olabilir.
• Kaydi envanter hatalı olabilir (Fiziki mevcut doğrudur fakat kayıtlarda hata olduğu için fark varmış gibi görünebilir.)
• Bir kısım emtia çalınmış veya kaybolmuş olabilir.
• Başka bir firmaya ait (emanet) bir kısım emtia, sayıma dahil edilmiş olabilir.
• Faturası alınmış ve kayda geçmiş emtia henüz gelmemiş (yolda) olabilir.
• Müşterilere yanlışlıkla, fazla veya noksan mal gönderilmiş olabilir.
• Satıcılardan fazla veya noksan mal teslim alınmış olabilir.
• Bazı zayiat olayları kayda geçmemiş olabilir.
• Sayım ekibinin sayım yaptığı yerlerin dışında mal var ise bu mallar sayım dışında kalmış olabilir. (Firmaya ait emtianın bulunduğu yer neresi olursa olsun sayıma dahil edilmesi gerekir. )
• Fire dolayısıyle emtiada miktar kaybı meydana gelmiş olabilir. (Kayda geçmemiş fireler)
• Rutubet, genleşme ve benzeri nedenlerle emtiada miktar artışı olabilir (Kayda geçmemiş artışlar).
• Üretim raporlarında, imalata sevk edilen ham madde veya yarı mamul miktarları eksik veya fazla gösterilmiş olabilir.
• Tekrar üretime verilen bozuk mallar dikkate alınmamış olabilir.
• üretim raporlarında üretilen mamul yahut yarı mamul miktarları hatalı kaydedilmiş olabilir.
• Sayımda veya kaydi envanterin oluşumunda mal cinsleri birbirine karışmış olabilir.
• Yıl içinde faturasız mal alınmış veya satılmış olabilir.
• İşletmeden çekişler kayda geçmemiş olabilir.
• Numune veya promosyon olarak sarf edilen mallar kayda geçmemiş olabilir.
• Tabii afetler sonucunda mal kaybedilmiş olabilir.
  
• Şu an aklımıza gelen sebepler bunlardır. Uygulamada stok sayım farkı çıkmasına yol açabilecek başka sebeplere de rastlanması mümkündür.
• 
  Bozulma, kırılma, çatlama, paslanma gibi nedenlerle satılamaz hale gelmiş mal, sayım noksanı değildir. Çünkü bunlar bozulmuş da olsa stokta mevcuttur. Bunların VUK’nun 278 ve 278/A maddeleri uyarınca işleme tabi tutulması mümkündür. Bu malların çöpe atılmak veya imha edilmek suretiyle sayım noksanı haline getirilmesine veya hurda haliyle satılarak stoktan çıkarılmasına engel yoktur.

---

4. Sayım Sonuçlarının Muhasebeleştirilmesi

Sayım sonuçlarının nasıl kayda geçirileceği VUK nun 188 inci maddesinde belirtilmiş olup, madde metni şöyledir:
“Bilançonun Tanziminde Envanter Listeleri:

Madde 188- Envanter esas itibariyle defter üzerine çıkarılır. Şu kadar ki, işlerinde geniş ölçüde ve çeşitli mal kullanılan büyük müesseseler envanterlerini listeler halinde tanzim edebilir.
Bu takdirde envanter listelerinin,

1. Sayfa üzerinden numaralanarak sıralanması;
2. Envanterin tanzim tarihine göre tarihlenmesi;
3. Envanter çıkaran memur ile teşebbüs sahibi veya vekili tarafından imzalanması;
4. Aynen envanter defteri gibi saklanması;şarttır.
   Yukarıdaki esaslara göre envanter listeleri tanzim edenler envanter defterine listeler muhteviyatını icmalen kaydederler. “
   Görüldüğü gibi vergisel mevzuat uyarınca yapılması mecburi olan stok sayımı ile tespit edilen emtia mevcutlarının envanter defterine aynen veya icmal yoluyla kaydedilmesi zorunludur.

Kaydi envanter şu formül ile hesabedilir:
(+) Dönem başındaki kaydi emtia miktarı
(+)Kayıtlara göre dönem içinde meydana gelen emtia girişleri (satınalma, üretim v.b.)
(-)Kayıtlara göre dönem içinde vuku bulan emtia çıkışları (satışlar, bağışlar, işletmeden
çekilenler v.s.)
(=) Kayıtlara göre stokta olması gereken emtia miktarı (kaydi envanter sonucu)
Yapılan fiili sayımda kaydi envantere göre bulunan farklar hakkında ne işlem yapılacağı konusundaki görüşlerimiz aşağıda bölümlerde açıklanmıştır.

Stok sayımı sonrası kayıtlarda şu işlemler yapılmalıdır:

a) Fazlalıklar

• 397 Sayım ve Tesellüm Fazlaları Hesabı: Fazlalıklar, ilgili stok hesabından düşülerek bu hesaba kaydedilir. Vergisel açıdan bu fazlalıklar gelir olarak değerlendirilir.
• 1 nolu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğindeki 397 nolu hesap ile ilgili açıklama şöyledir;
• “397- SAYIM VE TESELLÜM FAZLALARI Sayımlar sonunda tespit edilen kasa, stok ve maddi duran varlıklar fazlalarıyla, üniteler arası yollamada ortaya çıkan fazlaların geçici olarak kayıt edileceği hesaptır.
• İşleyişi : Kasa sayım fazlasının tespitinde kasa hesabı borcu karşılığında bu hesaba alacak kaydolunur. Belgelerine dayanarak üçüncü şahıslara ödenmesi gereken kasa fazlaları bu hesabın borcuna kaydolunur. Bu hesaptaki kalıntıdan bekleme süresini dolduranlar “671- Önceki Dönem Gelir ve Kârlar” hesabı alacağına aktarılır.
• Stok sayım fazlalarının tespitinde, emsal değeri üzerinden bu hesaba alacak, ilgili stok hesabına borç yazılır. Sayım dönemi içinde normal olduğu belgelenen fazlalar ilgili maliyet hesapları karşılığında bu hesaba borç kaydolunur. Maddi duran varlık fazlasının tespitinde, fazlalar emsal değerleriyle ilgili duran varlık hesabı karşılığında bu hesaba alacak yazılır, sayım dönemi içinde kâr kaydı gerektiği belgelenenler “679- Diğer Olağandışı Gelir ve Kârlar Hesabı” karşılığında bu hesaba borç yazılır.” Muhasebesel açıdan stok sayım fazlalarının 397 nolu hesapta tutulması konusunda süre sınırı yoktur.
• Vergisel açıdan ise; dönem sonu özsermayesi ile dönem başı özsermayesi arasındaki olumlu fark dönem kazancı olarak tanımlandığından, sayım fazlalarının neden olduğu özsermaye artışının gelir olarak sonuç hesaplarına aktarılması, vergi mevzuatının gereğidir. (GVK Md.38 ve KVK Md.6)
• 397 nolu hesapta tutulan sayım fazlalarının vergi beyannameleri üzerinde gelir veya kurumlar vergisi matrahlarına eklenmesi gerekir. Bunların izleyen yıllarda gelir yazılması halinde ise; daha önce vergilendirilmiş olduğundan, beyannamede diğer indirim olarak vergi matrahından düşülmesi gerekir.
• Bilindiği üzere KDV Kanunu’nun 9 uncu maddesinde belgesiz mal bulundurduğu tespit edilen mükelleflere, bu malların KDV’si cezalı olarak tarh edilmektedir. Malın ÖTV’ye tabi olması halinde ayrıca cezalı ÖTV tarhiyatı yapılmaktadır. (ÖTV Kanunu Md.4) Görüldüğü gibi stok sayım fazlalığı söz konusu maddeler uyarınca cezalı tarhiyat riski taşımaktadır.

b) Noksanlıklar

• 197 Sayım ve Tesellüm Noksanlıkları Hesabı: Eksiklikler, sebebi belirlenemediği durumlarda kanunen kabul edilmeyen gider (KKEG) olarak muhasebeleştirilir. Ayrıca bu malların KDV indirimi iptal edilir.
• 1 nolu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğindeki 197 nolu hesaba ilişkin açıklama şöyledir;
• “197- SAYIM VE TESELLÜM NOKSANLARI Sayımlar sonucunda tespit edilen kasa; stok ve maddi duran varlıklar noksanlarıyla, tesellüm sırasında ortaya çıkan noksanların geçici olarak kayıt ve izleneceği hesaptır. İşleyişi : Noksanlığın ortaya çıkması ile hesaba borç, sorumlularından tahsili veya zarar kaydedilmesi halinde ise alacak kaydedilir.” Muhasebesel açıdan ilk aşamada 197 nolu hesaba kaydedilen tutarların bu hesapta kalma süresi ile ilgili sınır yoktur.
• Yıl sonu stok sayımında fiilen mevcut olduğu tespit edilen emtia miktarı, kayden mevcut olması gereken miktara göre az ise, ve bunun sebebi bilinemiyorsa ne işlem yapılacağı hakkında;
• Noksanlığa konu olan malın belgesiz olarak satıldığı varsayılarak emsal satış bedeline göre işlem yapılması veya
• Noksanlığa konu malın maliyetinin kanunen kabul edilmeyen gider yazılarak KDV indiriminin iptali
  şeklinde iki alternatif vardır.
• Stok sayım noksanlıkları konusundaki 30.05.1966 tarih ve 140 sayılı Hesap Uzmanları Kurulu Danışma Komisyonu Kararının sonuç bölümündeki 1 inci maddesinde ;
• “ Kaydi envanter sonucu bulunan mal noksanlıklarının sebep ve mahiyetleri tespit edilemediği ve ödevli tarafından da kanaat verici bir şekilde ispatlanamadığı hallerde, bu malların yıl içinde satıldığı ve bedellerinin ise defterlere geçirilmediği kabul edilmelidir.”
• denilmiş olup bu görüşe katılmıyoruz.
• Şahsi kanaatimizce sebebi izah edilemeyen mal noksanlıklarını peşinen açıktan satış saymak doğru değildir. Çünkü stok sayım noksanlığının açıktan satış nedeniyle meydana geldiğinin ispatı olmadan böyle bir varsayıma göre işlem yapılmasını doğru bulmuyoruz. Mükellefin geneldeki tutumunu ve izahatını dikkate alarak bu farkların maliyet bedelleri ile değerlendirilmek suretiyle işleme tabi tutulmasını makul karşılamak konusunda inceleme elemanlarına yetki tanınmalıdır.
• Zaten uygulamada mükelleflerin izah edilemeyen mal noksanlığını KKEG kaydetmek suretiyle ilgili stok hesabından çıkarıp buna ilişkin KDV indirimini iptal ettikleri ve bu işlem şeklinin çoğunlukla eleştiri konusu yapılmadığı görülmektedir.
• Stok sayım noksanlığının faturasız mal satışından kaynaklandığını gösteren dayanak var ise buna göre işlem yapılması gerektiği tabiidir.

c) Fire Durumu

• Fire oranı ticaret odasınca belirlenen sınırlar içinde ise normal gider yazılabilir. Ancak sınırı aşan kayıplar, kanunen kabul edilmeyen gider olarak işlenir.

---

5. Vergisel Yükümlülükler ve Riskler

Stok sayım farkı ile karşılaşıldığında KDV açısından ne işlem yapılacağı da yine bu farkın ortaya çıkmasına yol açan nedene göre değişmektedir. Mesela kaydı ve fiili envanter arasındaki tutmazlık bu envanterlerin tespitinde hata yapılmasından kaynaklanmışsa duruma göre, kaydı veya fiili envanter kayıtları üzerinde gerekli düzeltmenin yapılması yeterlidir ve KDV bakımından yapılacak bir işlem yoktur.

• Tutmazlık normal fireden kaynaklanıyorsa KDV yi ilgilendiren bir durum yoktur. Her ne kadar KDV Kanunu’nun 30 uncu maddesinde “zayi olan malların alış vesikalarında gösterilen katma değer vergisi” nin indirilemeyeceği belirtilmiş ise de normal fire dolayısıyla meydana gelen zayiat, bu madde kapsamına girmemektedir. (60 nolu KDV Sirkülerinin 8.1.3.3. nolu bölümü)
• Takdir komisyonu kararına bağlanan kayıplar zayi mal durumunda ise, KDV indirim iptalini gerektirir. (Karara istinaden stok değeri ve indirimi iptal edilen KDV tutarı gider yazılır.)
• Hırsızlık sonucu kaybedilen mallarda, KDV indirim iptali yapılır. (Çalınan malın kayıtlı değeri ve iptal olunan KDV’si kanunen kabul edilmeyen giderdir.)
• Üretim raporlarının hatalı olmasından kaynaklanan stok sayım noksanlıkları gerçekte zayi olmuş mal durumunda olmadığından hatanın gerektirdiği yevmiye kayıtları yapılmak suretiyle KDV indirim iptaline gerek kalmayacağı tabidir.
• Stok sayım farkının nereden kaynaklandığı bilinmiyorsa KDV açısından ne yapılması gerektiği konusundaki görüşlerimizi şöyle özetleyebiliriz:
• Eğer sayım sonucu mevcut olduğu görülen mal, kayıtlara göre olması gerekenden fazla ise, KV açısından yapılacak işlem yukarıda izah edilmiştir. Mal fazlalığı halinde KDV açısından yapılacak bir işlem yoktur.
  Sebebi izah edilemeyen mal noksanlıklarında, bu malların açıktan satıldığı iddia edilmemiş olduğu durumda söz konusu malların zayi mal sayılması ve noksan mala ait KDV indiriminin iptali gerekmektedir.
  Söz konusu mal noksanına ilişkin KDV hakkındaki yaklaşım ister teslim KDV’si noksanlığı girdi KDV’nin indirilmeyeceği şeklinde olsun, her iki halde de bu farka ait KDV nin hangi ayla ilgili olduğu sorunu ile karşılaşılacaktır. Bu konuda ilk akla gelen çözüm şekli, mal noksanlığının sayım suretiyle hesap döneminin son ayında ortaya çıkarıldığını dikkate alarak farka KDV’nin sayım ayı itibariyle işleme tabi tutulmasıdır.

---

6. Sayım Sıklığı ve Süreç Yönetimi

• Büyük ölçekli işletmeler, 3 veya 6 ayda bir stok sayımı yapabilir. Ancak bu süre zarfında düzenli ara kontroller önerilir.
• Küçük ve orta ölçekli işletmeler için aylık-45 günlük sayımlar daha uygundur.

---

7. Sayım Sürecinde Dikkat Edilmesi Gerekenler

1. Eğitimli Personel Kullanımı: Sayım ekipleri, süreç hakkında detaylı bilgiye sahip olmalıdır.
2. Doğru Ekipman Kullanımı: Tartılar, ölçüm cihazları ve yazılımlar eksiksiz çalışmalıdır.
3. Düzgün Belgeleme: Sayım sırasında her adım detaylı bir şekilde belgelenmelidir.

---

Sonuç: Başarılı Stok Yönetiminin Anahtarı

Stok sayımı, işletmenin mali yapısını ve operasyonel başarısını etkileyen önemli bir unsurdur. Düzenli ve doğru sayımlar, hem ticari hem de vergisel uyumluluk açısından avantaj sağlar. Ancak, bu sürecin dikkatle yönetilmesi ve farkların muhasebeleştirilmesinde titizlik gösterilmesi gerekir.

Gerçek usulde defter tutan ticari ve zirai kazanç sahipleri hesap yılı sonlarında mevcut emtia (hammadde, yarı mamul ve mal) miktarlarını ticari teamüllere göre ölçmek, saymak, tartmak ve bunların mutad olmadığı emtiada ise tahminde bulunarak tespit etmek zorundadırlar.

Sayım yoluyla tespit olunan emtia mevcudu ile kayıtlara göre mevcut olması gereken emtia miktarının eşitliği esastır.
Bu iki miktarın eşitsizliği halinde ne işlem yapılacağı, söz konusu tutmazlığın hangi sebepten kaynaklandığına bağlıdır ve eşitsizliğe yol açabilecek pek çok sebep vardır.

Sayımda ortaya çıkan emtia fazlalığı veya noksanlığının sebebi bilinemiyor veya bilinmekle beraber izah veya ispat edilemiyorsa;

• Emtia fazlası bulunması halinde bunun 397 nolu hesaba alacak emtia stok hesabına borç yazılacağı tereddütsüz olup bu durumda KDV açısından yapılacak bir işlem yoktur. gelir veya kurumlar vergisinden açısından bu mal fazlalıklarının kayıtlı değeri mali kara dahildir.
• Sebebi bilinmeyen emtia noksanlıkları muhasebesel açıdan 197 nolu hesapta izlenmektedir.
  İzah edilemeyen stok sayım noksanı konumundaki malların kayıtlı değeri gelir veya kurumlar vergisi matrahını etkileyemez. (Kanunen kabul edilmeyen giderdir.) Bu mallara ait KDV indirimlerinin iptali gerekmektedir. Söz konusu noksan malların belgesiz satıldığı iddiasına göre vergi hesaplamalarına konu edilmesi de ihtimal dahilindedir.
  
• Stok sayımı yapılarak fiili emtia envanterinin çıkarılması, kaydi envanter ile fiili envanter arasındaki farkların muhasebeleştirilmesi suretiyle kaydi ve fiili envanterin eşitlenmesi, söz konusu farkların vergisel gereklerinin yerine getirilmesi güçtür.
  
• Büyük sınai işletmelerin Hazine Maliye Bakanlığından izin almak suretiyle iki veya üç yılda bir envanter çıkarmaları, böylelikle bu güç işlemi daha seyrek yapmaları mümkündür.
• Büyük mağazalar ve eczaneler izne gerek olmaksızın üç yılda bir fiili envanter çıkarabilirler.
• Stok sayımı yapılmayan yıllarda, kaydi envantere göre belirlenen emtia miktarı envanter defterine kaydolunur ve o yıla ait vergi matrahının tespitinde dikkate alınır.