e-Defter sistemini kullanan mükelleflerin uyması gereken bazı kurallar bulunur. Bu kurallar, tüm şartlarıyla birlikte Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenmiştir. Beyanname zamanında yapılmazsa bir geç gönderim cezası ortaya çıkar. Detaylar yazımızda.
İçindekiler
e-Defter Nedir, Neden Kullanılır?
e-Defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türk Ticaret Kanunu (TTK) hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.
e-Defter uygulaması ile defter dosyaları elektronik dosya biçiminde hazırlanır, kağıda bastırılmadan oluşturulur, kaydedilir ve değişmezliği, bütünlüğü ve kaynağının doğruluğu elektronik imza/mali mühür ile garanti altına alınır. Böylece ilgililer nezdinde ispat aracı olarak da kullanılabilir.
e-Defter Nasıl Yüklenir?
e-Defter Uygulamasına tabi olan mükellefler; aylık dönemler halinde hazırladıkları e-Defter ve berat dosyalarını, belli sürelerde oluşturmak, NES veya mali mühürle zaman damgalı olarak imzalamak, onaylamak ve e-Defter uygulamasına yüklemek zorundadır. Buna göre,
- Defter ve berat dosyalarının ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar
- Hesap dönemlerinin son ayına ait defter ve berat dosyaları, gelir veya kurumlar vergisi beyannamelerinin verildiği ayın son gününe kadar
yüklenmesi gerekir.
Dileyen mükellefler, her hesap dönemine ilişkin ilk ayda (hesap dönemi içinde işe başlayanlarda işe başlanılan ayda), seçimlerini e-Defter uygulaması aracılığıyla elektronik ortamda bildirmeleri koşuluyla, her bir geçici vergi döneminin aylarına ait e-Defter ve berat dosyalarını her ay için ayrı ayrı olmak üzere, ilgili olduğu geçici vergi dönemine ilişkin geçici vergi beyannamesinin verileceği ayın sonuna dek oluşturabilir, NES veya mali mühürle imzalayıp onaylayabilir. son dönem geçici vergi dönemine ilişkin ayların defter ve berat dosyalarının
- Gelir vergisi mükelleflerinde gelir vergisi beyannamesinin verileceği ayın sonuna kadar,
- Kurumlar vergisi mükelleflerinde kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayın sonuna kadar)
e-Defter uygulamasına yüklenerek Başkanlıkça onaylı halini alınması gerekir.
e-Defter Yükleme Sürecinde Onaylar
e-Defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması Açılış Onayı, son ayına ait beratın alınması Kapanış Onayı, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait defterlerin Noter Onayı yerine geçer.
e-Defteri Geç Göndermek Cezaya Tabi Midir?
e-Defter beratları belirtilen süreler içinde yüklenmezse, mücbir sebepler hariç;
- Özel usulsüzlük cezası doğar.
- KDV iade süreçlerinde zorluk çıkabilir.
- Hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış onayı niteliğindedir. Açılış onayının kanunda belirtilen süreler zarfında alınmaması (Kanuni sürenin sonundan başlayarak 1 ay geçtikten sonra tasdik ettirenler tasdik ettirmemiş sayılırlar) birinci derece usulsüzlük fiilidir.
Bunun yanı sıra tutulması gereken mecburi defterlerin tasdik ettirilmemiş olması re ’sen takdir nedeni olarak kanunda belirtilmiştir.
Aynı zamanda Katma Değer Kanunu çerçevesinde tasdik ettirilmemiş (Açılış onayı alınmamış) muhasebe defterlerine kaydedilen fatura ve belgelerdeki Katma Değer Vergisinin indirimi de risk altında olacaktır. KDV indirimlerinin reddi riskini doğurur. - Hesap döneminin son ayına ait beratın alınması ise kapanış onayı niteliğindedir. Türk Ticaret Kanunun 64/3 maddesi gereğince fiziki ortamda tutulan yevmiye defterlerinin kapanış onayının izleyen faaliyet döneminin 6. ayının sonuna kadar yapılması zorunludur. Buna göre, hesap döneminin son ayına ait zamanında alınmayan ve yüklenmeyen e-Defter beratları, Türk Ticaret Kanunu çerçevesinde idari para cezası doğuracaktır. Bununla beraber kapanış tasdiki yapılmayan defter kayıtları, bir dava süreci söz konusu olursa delil niteliğini yitirebilir.
e-Defteri Geç Göndermeye Neden Olan Mücbir Sebepler Nelerdir?
Yukarıda söz ettiğimiz gibi, bazı mücbir sebepler sonucunda gönderimi geciken e-Defterler ile ilgili cezai işlem uygulanmaz. Bu sebepler şunlardır:
- Siber saldırı ve virüs sebebiyle e-defter beratlarının silinmesi veya bozulması
- Mükelleflerin vergi yükümlülüklerini yerine getirmeye engel deprem, yangın, sel gibi doğal afetler
- Ağır hastalık, kaza veya tutukluluk halleri
- Şahsın iradesi dışında meydana gelen mecburi yokluklar
- Sahibinin iradesi dışında defter ve vesikaların elden çıkmış olması
e-Defter Bozulması, Silinmesi, Zarar Görmesi Gibi Durumlar
1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği 7/a maddesinde bulunan açıklama uyarınca e- Defter tutanlar, e-Defterlerinin kayıtlarının silinmesi, zarar görmesi, bozulması ve işlem görememesi gibi olağanüstü durumlarda bu durumu 15 gün içinde GİB’e bildirmeli ve kayıtları nasıl tamamlayacaklarına dair detaylı bir plan sunmalıdırlar.
