YN ÖKC ve POS Cihazları Hakkında Bilmeniz Gereken Her Şey: Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz Nedir ve İşletmenize Ne Fayda Sağlar?

Yeni nesil ödeme kaydedici cihazlar, klasik yazar kasa ve banka kartı ödemeleri için kullanılan POS cihazlarının özelliklerini bir arada sunar. Bu cihazlar, işletmelerin mali verilerini Gelir İdaresi Başkanlığı’na güvenli bir şekilde ileterek vergi uyumunu sağlar ve işletmelerin otomatik raporlama süreçlerini kolaylaştırır. İşletmeler için YN ÖKC ve POS cihazı uyum rehberi olabilecek yazımızda Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazların (YN ÖKC) Özellikleri ve İşletmelere Sağladığı Avantajlar’ndan YN ÖKC Cihazları ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular’a kadar merak edilen tüm ayrıntıları ele aldık.

Yeni Nesil ÖKC Ödeme Kaydedici Cihaz (YN ÖKC) nedir?

Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazlar (YN ÖKC), geleneksel yazar kasaların ve POS (Point of Sale) cihazlarının özelliklerini bir araya getiren, gelişmiş teknolojik cihazlardır. Bu cihazlar işletmelerin satış işlemlerini kaydetmenin yanı sıra, kredi ve banka kartı ödemelerini de alabilir, sahip oldukları internet bağlantısı yoluyla işletmelerin satış verilerini güvenli şekilde vergi dairelerine iletebilirler. 

Bu cihazlar ayrıca işletmelerin satış verilerinin güvenli bir şekilde saklanmasını ve işletmenin stok yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi ve diğer iş süreçleriyle entegre çalışabilme yeteneğine sahiptir.

Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazlar (YN ÖKC) özellikle perakende ve konaklama ve restoran gibi hizmet sektörlerinde faaliyet gösteren işletmeler için yasal gerekliliklere uyum sağlamanın yanı sıra, iş süreçlerini dijitalleştirerek daha etkin bir yönetim imkânı sunar. 

YN ÖKC kullanma zorunluluğu kimleri kapsıyor?

3100 Sayılı Kanun, belirli işletmelerin ödeme kaydedici cihaz (ÖKC) kullanmasını zorunlu kılıyor. Bu zorunluluk zaten ÖKC kullanan veya kullanması gereken işletmeleri, yeni nesil ÖKC (YN ÖKC) kullanmaya da mecbur bırakıyor.

YN ÖKC kullanma zorunluluğu olan işletmeler şunlardır:

– Perakende mal ve hizmet satışı yapan işletmeler; mağazalar, marketler, restoranlar gibi

– Fatura kesme zorunluluğu olmayan, yani genellikle doğrudan müşteriye satış yapan büyük ve orta ölçekli işletmeler.

YN ÖKC kullanma zorunluluğu olmayan işletmeler şunlardır:

– Maliye Bakanlığı, bazı sektörlerdeki işletmelerin YN ÖKC kullanma zorunluluğunu kaldırmıştır. 

• Toptan satış yapan işletmeler: Bu işletmeler genellikle doğrudan nihai tüketiciye değil, diğer işletmelere satış yaparlar. Bu nedenle, perakende satış yapan işletmelerde olduğu gibi YN ÖKC kullanma zorunlulukları bulunmaz.
• Serbest meslek sahipleri: Doktorlar, avukatlar, muhasebeciler gibi serbest meslek sahipleri, doğrudan ürün satışı yapmadıkları için YN ÖKC kullanmak zorunda değildir.
• Tarım ve hayvancılıkla uğraşanlar: Tarımsal ürünler veya hayvancılıkla ilgilenenler  perakende satış yapmadıkları için bu zorunluluktan muaf tutulur.
• Basit usulde vergilendirilen küçük işletmeler: Küçük dükkanlar, bakkallar veya pazarcılar gibi küçük ölçekli işletmeler, basit usul vergilendirmeye tabi oldukları için YN ÖKC kullanmak zorunda değildir.

YN ÖKC’ler nereden alınır ve kurulumu nasıl yapılır?

YN ÖKC’ler Nereden Alınır?

YN ÖKC’ler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onay verilmiş teknoloji üreticisi veya yetkili satıcılardan alınır.

YN ÖKC’lerin Kurulumu Nasıl Yapılır?

Kurulum, yetkili servisler tarafından yapılır ve cihazın vergi dairesiyle bağlantısı sağlanarak aktif hale getirilir. İşletmenin herhengi bir kurulum işlemi yapması gerekmez.

YN ÖKC ile POS Sistemlerinin Farkı Nedir?

YN ÖKC ile POS sistemlerinin temel farkı, YN ÖKC’lerin vergi raporlama ve yasal uyumluluk için özel özellikler sunmasıdır. YN ÖKC’ler; vergi raporlaması yapar, satış verilerini güvenli bir şekilde saklayan mali hafızaya sahiptir, verileri korumak için elektronik mühür ve güçlü şifreleme kullanır ve yalnızca yetkili kişilerin erişimine izin verir. POS sistemleri ise sadece ödeme işlemleri için kullanılır.

Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazların (YN ÖKC) diğer sistemlerle entegrasyonu var mıdır?

Evet, Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazlar (YN ÖKC) diğer sistemlerle entegre olabilir ve işletmelerin satış, ödeme verilerini işletmelerin tüm satış ve ödeme verilerinin bulunduğu merkezi bir platforma aktarabilir. Birçok farklı yazılım çözümünü entegre olarak kullanan otel ve restoran işletmeleri, YN ÖKC’leri yönetim sistemlerine entegre ederek rezervasyon, satış ve fatura işlemlerini sorunsuz bir şekilde yürütebilir.

Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazlar (YN ÖKC)’ın Otel ve Restoran Yönetim Sistemlerine Entegre Olabilir mi?

Evet, YN ÖKC’ler otel ve restoran yönetim sistemleriyle entegre çalışabilir. Bu entegrasyon sayesinde, işletmelerin rezervasyon, satış ve fatura işlemleri tek bir sistemde toplanarak kolayca yönetilebilir. Otel ve restoranlar, YN ÖKC’yi diğer yazılım çözümleriyle uyumlu kullanarak operasyonel süreçleri hızlandırabilir ve iş akışını sorunsuz hale getirebilir. Entegrasyon, aynı zamanda vergi raporlamasını otomatikleştirerek yasal uyumluluğu da sağlar.

Bu entegrasyon, otel ve restoranların tüm satış ve ödeme verilerini merkezi bir sistemde toplar; muhasebe, stok takibi ve raporlama işlemlerini hızlandırır. Yöneticiler, her işlemi tek tek kontrol etmek zorunda kalmadan işletmenin finansal durumunu anlık olarak izleyebilir ve daha bilinçli kararlar alabilir. Ayrıca, vergi raporlamasının otomatikleşmesi yasal uyumluluğu kolaylaştırır, olası hataları ve mali cezaları önleyerek iş süreçlerinde verimliliği artırır.

Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazlar (YN ÖKC) ve POS sistemlerinin entegrasyonu nedir? Avantajları nelerdir?

Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazlar (YN ÖKC) ve POS sistemlerinin entegrasyonu, işletmeler sağladığı başlıca avantajlar:

• Vergi Uyumluluğu: GİB tarafından belirlenen YN ÖKC’ler ve POS sistemleri, kayıt dışı işlemlerin önüne geçmek ve şeffaflığı sağlamak için tasarlanmıştır. Bu sistemlerin entegre olması, işletmelerin vergi düzenlemelerine daha kolay uyum göstermelerini sağlar, böylece vergi cezası riskini azaltır.
• Anlık ve Otomatik Veri Transferi: POS ve YN ÖKC entegrasyonu sayesinde satış ve ödeme bilgileri anında kayıt altına alınır ve GİB’e otomatik olarak gönderilebilir. Bu da manuel veri giriş hatalarını en aza indirir ve vergi süreçlerini hızlandırır.
• Operasyonel Verimlilik: POS ve YN ÖKC sistemlerinin entegre çalışması, işlemlerin tek bir sistemden yönetilmesine olanak tanır. Kasiyerlerin işlemleri daha hızlı ve sorunsuz bir şekilde tamamlamalarını sağlanırken müşteri memnuniyeti de artar.
• Güncel ve Doğru Raporlama: POS ve YN ÖKC sistemi entegrasyonu otel ve restoranların günlük satış ve ödeme işlemlerinin kolayca raporlanabilmesini sağlar. 
• Maliyet Avantajı: Manuel işlem ve raporlama süreçlerinden kaynaklanan iş gücü ve zaman kaybını azaltarak işletmeler için maliyet tasarrufu sağlar. Ayrıca, tüm işlemlerin entegre bir sistem üzerinden yönetilmesi, bakım ve güncelleme maliyetlerini de düşürür.
• Dijitalleşme ve Şeffaflık: Entegrasyon, dijital dönüşümün bir parçası olarak daha şeffaf bir işletme yapısı kurmayı kolaylaştırır. Özellikle e-fatura ve e-arşiv gibi dijital belgelerle çalışmayı sağlayarak kağıt israfını azaltır ve çevre dostu çözümleri destekler.

Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazlar (YN ÖKC) QR kod entegrasyonu olur mu?

Evet, Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihazlar (YN ÖKC) QR kod entegrasyonu yapabilir. Bu entegrasyon sayesinde, restoranlar ödemelerini QR kod okutarak hızlı ve temassız bir şekilde gerçekleştirebilirler. 

YN ÖKC cihazları e-fatura ve e-arşiv sistemleriyle uyumlu mu?

YN ÖKC’lerin e-fatura ve e-arşiv entegrasyonu mümkündür ve bu entegrasyon sayesinde, işletmeler tüm satış işlemlerini dijital ortamda kaydedip Gelir İdaresi Başkanlığı’na uygun olarak e-fatura veya e-arşiv fatura oluşturabilir.  

YN ÖKC Cihazları ile İlgili Sıkça Sorulan Sorular 

1. Yeni nesil ödeme kaydedici cihazların teknik özellikleri nelerdir?

YN ÖKC’lerin Teknik Özellikleri:

• Mali Hafıza: Satış verilerini güvenli bir şekilde saklayan özel bir hafıza bulunur.
• Elektronik Mühür: Verilerin manipüle edilmesini önleyen bir güvenlik özelliği sunar.
• Güçlü Şifreleme: Verilerin güvenliğini artırmak için gelişmiş şifreleme kullanır.
• İnternet Bağlantısı: Satış verilerini Gelir İdaresi Başkanlığı’na anlık olarak iletmek için internet bağlantısı gerektirir.
• Günlük Hafıza: Günlük işlemleri kayıt altına alır ve geçici olarak saklar.
• E-fatura ve E-arşiv Entegrasyonu: Dijital fatura işlemleriyle uyumlu çalışabilir.
• Yetkilendirme Özelliği: Yalnızca yetkili kişilerin erişimine izin verir.

2. YN ÖKC’lerin mali hafızası dolduğunda ne yapılmalıdır?

YN ÖKC’nin mali hafızası dolduğunda, yetkili servis tarafından mali hafıza değiştirilmelidir.

3. YN ÖKC’lerin servis ve bakım süreçleri nasıldır?

YN ÖKC’lerin servis ve bakım işlemleri, yalnızca üretici veya ithalatçı firmalar tarafından yetkilendirilmiş servisler tarafından yapılır. Cihazda herhangi bir arıza veya bakım ihtiyacı olduğunda, yetkili servisler cihazın yasal düzenlemelere uygun olarak onarım ve bakımını gerçekleştirir.

4. YN ÖKC internet bağlantısı olmadan çalışabilir mi?

YN ÖKC’ler, Gelir İdaresi Başkanlığı’na veri aktarımı yapmak için internet bağlantısına ihtiyaç duyar. Ancak, internet bağlantısı geçici olarak kesildiğinde cihaz çalışmaya devam eder ve bağlantı sağlandığında biriken verileri otomatik olarak iletir.

5. YN ÖKC’lerin güvenlik özellikleri ve veri koruma nasıl sağlanır?

YN ÖKC’ler işletmelere çeşitli veri koruma önlemleri sunar;

• Elektronik Mühür: Verilerin yetkisiz kişiler tarafından değiştirilmesini önler.
• Güçlü Şifreleme: Satış ve ödeme bilgilerini korumak için gelişmiş şifreleme teknolojileri kullanılır.
• Yetkilendirme Özelliği: Cihaza yalnızca yetkili kişilerin erişmesine izin verir.
• Düzenli Yedekleme: Verilerin güvenli şekilde saklanması için düzenli yedekleme yapılır.

6. Yeni nesil ödeme kaydedici cihaz kullanma mecburiyeti kalktı mı?

Hayır, yeni nesil ödeme kaydedici cihaz (YN ÖKC) kullanma mecburiyeti kalkmamıştır. Aksine, Gelir İdaresi Başkanlığı‘nın 30 Aralık 2023 tarihli ve 32415 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 557 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile, ödeme kaydedici cihaz kullanmak zorunda olan mükelleflerin eski nesil cihazlarını 1 Temmuz 2024 tarihine kadar yeni nesil ödeme kaydedici cihazlarla değiştirmeleri zorunlu hale getirilmiştir. 

7. Kaç tür yeni nesil ÖKC var?

Yeni nesil ödeme kaydedici cihazlar (YN ÖKC) iki türdür:

• EFT-POS Özellikli YN ÖKC: Hem ödeme kaydedici cihaz (yazar kasa) işlevini hem de POS cihazı özelliklerini bir arada sunar, yani kartlı ödemeler için kullanılabilir.
• Basit/Bilgisayar Bağlantılı YN ÖKC: POS özelliklerine sahip değildir ancak bilgisayar sistemleriyle entegre olarak çalışabilir ve yazar kasa işlevini yerine getirir. 

8. Yeni nesil ödeme kaydedici cihazlar vergiden düşer mi?

Yeni nesil ödeme kaydedici cihazların (YN ÖKC) vergiden düşürülmesi, normalde amortisman yoluyla mümkün olabilir. Yani, YN ÖKC alım maliyeti, belirli bir süre boyunca işletme gideri olarak gösterilip vergi matrahından düşülebilir. Ancak, bununla ilgili detaylar ve amortisman oranları işletme türüne göre değişiklik gösterebilir. En güncel ve net bilgi için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın ilgili mevzuatlarına veya mali müşavirinize danışmanız faydalı olacaktır.

9. Ödeme kaydedici cihaz almama cezası nedir? (2024)

2024 itibarıyla, ÖKC kullanma zorunluluğuna uymayan birinci sınıf tüccarlara 6.900 TL, ikinci sınıf tüccarlara ise 3.450 TL özel usulsüzlük cezası uygulanmaktadır.

10. YN ÖKC cihazları otel ve restoran yönetim sistemleriyle entegre çalışabilir mi?

Evet, YN ÖKC cihazları otel ve restoran yönetim sistemleriyle entegre çalışabilir, bu sayede rezervasyon, satış ve fatura işlemleri kolayca yönetilebilir.

 Bu yazımızda, YN ÖKC ve POS cihazları hakkında bilmeniz gereken her şeyi derledik; “Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz Nedir, İşletmenize Ne Fayda Sağlar?” gibi soruların yanı sıra YN ÖKC’ler hakkında sık sorulan sorulara yanıt verdik.